PRIVACYVERKLARING, 17-05-2018
Inleiding
Het Meervoudige District 110 Nederland (MD 110) en haar aangesloten Lionsclubs hechten grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, bezoekers, verwerkers, partners en andere belanghebbenden. Persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid verwerkt en beveiligd. Het MD 110 houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.
In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe de Lions in Nederland omgaan met persoonsgegevens. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het verwerken en verstrekken van gegevens staan in deze verklaring beschreven. De verwerking van persoonsgegevens omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens op een gestructureerde wijze voorkomen en is van toepassing op alle Lions organisaties in Nederland.
Organisaties binnen Lionsverband
waar de privacyverklaring op van toepassing is
In Lionsclubs werken mensen uit de lokale gemeenschap op vriendschappelijke en vrijwillige basis samen om hulp te bieden daar waar dat nodig is. Lions Nederland bestaat uit verschillende organisaties die ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel in Nederland. Hieronder staan de organisaties waar de privacyverklaring op van toepassing is:
- Meervoudig District 110 (MD 110) Nederland van de International Association of Lionsclubs gevestigd te Gorinchem ingeschreven in het handZie ook de PPT-presentatie in de OwnCloud
- Nederlandse Lionsclubs die lid zijn van Lions Clubs International (LCI) Oakbrook USA en eveneens lid zijn van MD 110.
- De 6 Lionsdistricten in Nederland t.w. 110 AN, 110 AZ, 110 BN, 110 BZ, 110 CW en 110 CO.
- Nederlandse stichtingen die aangesloten zijn bij Lionsclubs en/of bij het Meervoudige District 110.
Vereisten verwerking persoonsgegevens
voor Lionsclubs en Lions MD110
De AVG stelt eisen aan organisaties die persoonsgegevens verwerken. Deze eisen zijn:
- expliciete toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens;
- op basis van een aannemelijk belang persoonsgegevens verwerken;
- op basis van het uitvoeren van de overeenkomst (webshop);
- juist en nauwkeurig bijhouden van persoonsgegevens;
- beveiligen van de persoonsgegevens;
- op verzoek inzage-, correctie- en verwijderingsrecht verlenen aan betrokkene;
- uitsluitend persoonsgegevens verwerken voor het doel waar deze voor zijn verkregen.
Persoonsgegevens ledenadministratie
In de bijlage treft u een overzicht van de persoonsgegevens die door het MD 110 en de aangesloten clubs verwerkt worden in de centrale ledenadministratie LOLAS waar iedere club en ieder Lionslid toegang toe heeft. Ieder onderdeel in de ledenadministratie is voorzien van een uniek kenmerk en het lidmaatschapsnummer.
Doel van verwerking
Lions MD 110 verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- om een ledenadministratie te voeren en afdracht van contributies te realiseren aan LCI;
- om onderlinge vriendschap binnen de lokale Lionsclub te realiseren door het uitwisselen van persoonsgegevens van LOLAS en de Lions App.;
- om persoonsgegevens te delen met andere Lionsclubs en Lionsleden in Nederland nadat hier door het lid toestemming voor is verstrekt;
- om persoonsgegevens te delen met LCI nadat hier door het Lionslid toestemming voor is gegeven;
- om de leden van het MD 110 op de hoogte te houden van Lionsactiviteiten;
- om gegevens te verwerken voor mogelijke deelname aan evenementen en andere lokale of landelijke acties;
- om tijdens lokale fundraise activiteiten tijdelijk persoonsgegevens te registeren om belangstellenden te informeren.
Hoe lang bewaren wij de gegevens
Lions organisatie binnen het MD110 verwerken persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Wettelijke bewaartermijnen worden gerespecteerd en de gegevens worden nadien vernietigd.
Verstrekking aan derden
Lions MD 110 verstrekt persoonsgegevens aan derden na toestemming en/of op basis van een aanmerkelijk belang en/of alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Verwerkers voeren dienstverleningsactiviteiten uit in opdracht van Lionsclubs, leden en Lions MD 110. Met deze verwerkers is in het kader van de AVG een verwerkersovereenkomst afgesloten die een zorgvuldige verwerking en beveiliging garandeert.
De webshopactiviteit voor Lionsleden in Nederland wordt uitgevoerd door Stichting Derdengelden Buckaroo inzake Lions Club De Liemers waarbij gebruik wordt gemaakt van een portal op de website van Lions MD 110.
Lionsclubs en leden hebben de mogelijkheid gebruik te maken van dataopslag via een Lions cloud applicatie die door Lions MD110 ter beschikking wordt gesteld. Elke club en/of elk lid is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die daar wordt opgeslagen.
Uitwisseling met Lions Clubs International (LCI)
Slechts een beperkte set met persoonsgegevens wordt uitgewisseld met LCI in Amerika. Hiervoor is er conform de AVG een overeenkomst (2004/915/EG) afgesloten waarin is geregeld welke gegevens voor welk doel en met welke technische en organisatorische maatregelen deze worden verstrekt en beveiligd. Elk individueel lid geeft expliciete toestemming in LOLAS voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan LCI. Leden hebben de mogelijkheid om dit te weigeren waardoor de dataset wordt geminimaliseerd tot datgene wat nodig is voor de contributie afdracht. Op elk moment kan een lid de verstrekking van zijn persoonsgegevens aanpassen door dit in LOLAS te wijzigen. Zodra een lid van dit recht gebruik maakt zal de hoeveelheid gegevens worden gereduceerd dat aan LCI ter beschikking wordt gesteld.
Gebruikersstatistieken
Wij registeren geanonimiseerde bezoekersgegevens op de website van Lions.nl. Wij delen deze gegevens niet met derden en bewaren deze niet langer dan strikt noodzakelijk.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Ieder lid heeft het recht om de persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ieder lid heeft een inlognaam en toegangscode ontvangen om zelf in LOLAS zijn gegevens in te zien en te corrigeren. Lions Nederland heeft ervoor gekozen om een deel van de persoonsgegevens af te schermen voor het correctie en verwijderingsrecht. Deze gegevens kunnen op verzoek worden aangepast en/of worden verwijderd. Uw verzoek kunt u richten aan de secretaris van de Lionsclub of de informatiemanager van het district ( im110??@lions.nl ).
Beveiliging
Lions MD 110 neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te vermijden. Indien er vragen zijn over de set van maatregelen dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de Lionsclub of de informatiemanager van het district ( im110??@lions.nl ).
Lions App
Lionsclubleden kunnen gebruik maken van de Lions App om binnen hun eigen clubverband met elkaar te communiceren. Deze App is gekoppeld met de LOLAS database die een beperkte set aan persoonsinformatie aan clubleden verstrekt. Lionsclubs en leden die gebruik maken van andere Social Media applicaties accepteren automatisch de gebruikers- en privacyvoorwaarden van deze dienstverleners.
Functionaris voor de gegevensbescherming
Lions MD 110 heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) die toeziet op de naleving van de AVG. Betrokkenen en anderen kunnen voor vragen contact met hem opnemen via mail: fgmd110@lions.nl .
Klachtenregeling
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met fgmd110@lions.nl . Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens kunt u vinden in het Verwerkingsregister.
Wij helpen u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mochten wij er samen toch niet uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Bijlage
Register van verwerkingen
Lions in Nederland zijn maximaal transparant over de verwerkingen die plaatsvinden met persoonsgegevens. De volgende gegevens worden vastgelegd in het landelijke LOLAS ledenadministratiesysteem en met toestemming uitgewisseld met Lions Clubs International (LCI).
